Insertualización. Aplica a facturas, a fotos (y a ti)

Hace unas semanas estaba trabajando con Irene en la documentación de procesos de algunos de mis proyectos.

Y llegó un momento, cuando estaba explicándole todas las automatizaciones que teníamos activas, que me salió del alma una frase:

— Madre mía, ¡qué aburrimiento de automatizaciones, son todas iguales!

Claro, es lo que tienen las tareas mecánicas, repetitivas y automatizables… que son tremendamente aburridas y por eso nos las debemos quitar de encima.

La de hoy es una de las ideas fundamentales de la automatización de procesos y a veces me cuesta mucho transmitir su importancia.

A ver si lo consigo, automatista.

Más allá de casos de uso, ejemplos, plantillas e ideas… los verdaderos superpoderes de la automatización son:

  • Aprender a detectar procesos automatizables
  • Aprender a entender y diseñar algoritmos

Según la RAE, un algoritmo es un «conjunto ordenado y finito de operaciones que permite hallar la solución de un problema».

Es decir, todos aquellos pasos que debemos superar para transformar los problemas en soluciones. Son las instrucciones que debemos darle a nuestro pequeño robot para que ejecute la tarea por nosotros.

De nuestra capacidad para dar buenas instrucciones depende obtener buenos resultados.

Te lo hilo con uno de los ejemplos que le enseñaba a Irene y que puedes ver en la imagen de arriba.

Esto es un caso clásico de algoritmo de UPSERT (mezcla de INSERT y UPDATE). Es decir, el proceso que sigues para sincronizar registros este distintos entornos:

  • Primero lees el origen.
  • Después buscas ese valor en destino.
  • Si existe, lo actualizas (UPDATE).
  • Si es nuevo, lo creas (INSERT).

Aquí no importa el negocio, el sector, el stack tecnológico o los detalles concretos de qué campos quieres trasladar. Tal como lo ves, este algoritmo aplica a multitud de ejemplos cotidianos y he automatizado cientos de procesos con esa estructura. Por poner varios ejemplos:

Fotografías de bicis

  • Es el ejemplo de la imagen.
  • Se encarga de sincronizar los datos de una tabla de modelos de bicicleta en Airtable con productos en una tienda online.
  • Recorre las bicis, busca si ya existe en el destino.
  • Si existe, la actualiza
  • Si es nueva, la crea

Facturas automáticas

  • La misma lógica que aplicamos en un sistema de facturación.
  • Al recibir un pago (nuestro desencadenante), queremos generar una factura (nuestra solución).
  • Buscamos al cliente en la base de datos.
  • Si ya existe, sacamos su ID.
  • Si es un cliente nuevo, lo creamos.
  • En ambos casos, generamos la factura.

Suscriptores y alumnos

Y también es la misma lógica que sigo contigo si te unes a cualquiera de mis formaciones: al Desafío Automatista (para aprender a automatizar desde cero) o al Ideario Automatista (para buscar inspiración y nuevas ideas automatizables).

En cualquiera de los casos, el proceso es el mismo:

  • Recibiré el pedido.
  • Buscaré si ya existe tu e-mail en mi CRM.
  • Si ya estás, asociaré el pedido a tu registro.
  • Si has comprado con un mail nuevo, crearé tu ficha.
  • Y en todos los casos, te daré de alta en la academia (matrícula) y llamaré al proceso de facturación que te contaba antes.

Misma estructura. Mismo algoritmo.

Por eso soy taaaaan pesado con esa parte de aprender a dibujar, pensar y diseñar antes de automatizar (y por eso en el Desafío Automatista le dedico más de 1h al módulo de mentalidad).

Y cuando trabajas más y más la pata del «saber practicar» te das cuenta de cuánto se repiten los patrones como este en las automatizaciones.

Así que, la próxima vez que te encuentres en un lío de «¿actualizo o creo?», recuerda nuestro amigo Upsert. Y dale un abrazo de mi parte.

Otro abrazo para ti, automatista!👋🏻
Santy.

PD: muuuuuuchas gracias a los que participasteis en el test de la semana pasada. Me resultó muy muy útil 🥰🥰🥰.

PD2: insertualización me parece un nombre muchísimo más divertido que UPSERT, donde va a parar 😂😂

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