Hace unos meses empecé a trabajar con un nuevo cliente en un plan de digitalización bastante ambicioso. No hablamos solo de automatización sino incluso un par de escalones por detrás: estaban creciendo de manera bastante descontrolada y necesitaban establecer sistemas y procesos para organizarse mejor.
Y, sobre eso, meter una capa tecnológica (y de automatización, obviamente) que les ayudara con todo.
Lo primero por lo que empezamos fue por organizar el cuello de botella más importante en ese momento, que era la gestión de clientes potenciales, implementando un CRM sencillo (MUY sencillo) desde Airtable.
Realmente a mí me vinieron pidiendo otra cosa… pero viendo los números que luego te cuento, fue todo un acierto empezar por ahí. Antes de acelerar como querían… hacía falta organizar lo que ya hacían.
¿En qué andas, Santy?
- 🤖 Principalmente, preparando el taller de Automatiza’25 que imparto la semana que viene. Tengo muchas ganas de ver a un puñado de nuevos automatistas dando sus primeros pasos en Make.
- 🧠 También dándole los últimos retoques a las novedades que estoy preparando para el Desafío Automatista. Creo que a más de uno le van a molar (hype: 🔛, te lo cuento todo el jueves que viene)
Un formulario para simplificarlo todo
Como te decía, lo primero que montamos fue un CRM sencillo con Airtable. Para este cliente, un alto % de los primeros contactos con clientes potenciales derivan en una sesión de consultoría de pago inicial desde la que organizan el resto del servicio.
Para agendar esas citas utilizaban Calendly, pero perdían el control de en qué punto estaba el cliente, quién había agendado o incluso a cuántos clientes habían enviado el enlace.
Lo que hicimos fue que, una vez entraba un contacto en el CRM (la persona que tienen en atención al cliente se encarga de dar de alta cada «oportunidad») se le generara un enlace único personalizado desde el que el cliente entra y no solo agenda la cita sino que también nos deja la información inicial necesaria.
A partir de ahí, se dispara la automatización que veías en la imagen:
- Cada vez que se reciben los datos de formulario enviado en Tally
- Se busca el cliente potencial
- Se crea una ficha de cliente
- Se genera una carpeta en Google Drive
- Se crea un documento en Google Docs que se rellena con los datos que nos ha facilitado
- Además, se crea y asigna al responsable una tarea en Asana para que haga el seguimiento
(Después, con otra automatización que sale de Calendly enriquecemos esa tarea con la fecha/hora de la cita).
Esto nos permite cuantificar, extraer datos, enviar recordatorios y saber en todo momento la carga de trabajo del equipo.
Y según los datos que estuve revisando el otro día… el 83,33% de los leads a los que se les envía el enlace están rellenando la cita. ¡Ya quisiera yo esa conversión!
La semana que viene vengo con novedades desafiantes, automatista
Saludos🫡
Santy
PD: sí, antes de que preguntes. No le envían el formulario a todos, hacen una cualificación antes de manera manual, pero eso daría (o dará) para otra newsletter.
PD2: no he dicho de qué sector es el cliente a propósito. ¿A qué dirías que se dedican? Te leo 😉
