Cuanto más me limito, más me libero
— Ígor Stravinski
Con lo de hoy he visto a empresas muy muy pequeñas ahorrarse miles de euros al cabo del año con tareas muy muy sencillas. Pero es algo que golpea de lleno contra nuestro cerebro y hará que casi nadie le preste asunto.
Voy al lío.
Hay una paradoja en todo esto de la automatización que me fascina. Ojo, que no lo digo en plan mal porque creo que TODOS hemos pasado por ahí.
Es cuando somos capaces de decir que:
— Automatizar es muy complejo y muy técnico, no tengo tiempo para eso.
Y al mismo tiempo autoconvencernos con:
— Bah, es que para automatizar eso tan sencillo mejor lo hago a mano… no tengo tiempo.
Así una, otra y otra vez más.
Si es algo que podrías haber firmado tú, dime: ¿dónde pones el límite? ¿Cuándo una tarea pasa de “demasiado sencilla para automatizarse” a “demasiado compleja para mí”?
Lo digo porque, haciendo un cálculo rápido… eliminar una tarea diaria que te lleve 5 minutos puede suponer más de 20h de trabajo al cabo del año (y si eso lo multiplicas por tu precio hora o el de tus empleados… puede echar la cuenta del coste que supone cuando llegue diciembre. Pica).
Por eso me flipa la idea detrás de la frase de Stravinski y por eso cada vez soy más fan de limitarme MUCHO a la hora de identificar oportunidades de automatización.
Me olvido de fuegos artificiales y piruetas con tirabuzón para bajar a tierra procesos muy sencillos, muy mecánicos y trementamente automatizables: todos aquellos en los que intercambiamos información con usuarios (clientes, proveedores, empleados… lo que sea) para almacenarla en sistemas que luego utilizaremos.
Y como igual no me crees, hoy te traigo 7 ejemplos de automatizaciones que cumplen con esto:
(Y sí, la que te contaba al principio está entre ellas)
1️⃣Alta de datos de facturación
Un clásico que ahorra dolores de cabeza y un intercambio absurdo de correos electrónicos para confirmar los datos de facturación de un cliente.
Sí, te lleva 2 minutos (hasta que a alguien se le olvida el CIF o no te da la razón social), pero… ¿qué sentido tiene pedir algo que tú solo vas a copiar y pegar en tu herramienta de facturación?
Implementas un formulario rápido que directamente vuelque los datos y listo! (además, tengo comprobado que al cliente le parece algo muy pro lo de “te paso un formulario rápido para darte de alta en nuestro sistema”).
2️⃣Nuevo proyecto / Cliente
Crear proyecto en el gestor, crear una carpeta del cliente, compartirla con él, notificar al responsable, subir los recursos* que nos han enviado, añadir los accesos, asignar responsables…
¿Importancia? Total. ¿Valor aportado? Creo. ¿Posibilidades de automatización? Infinitas.
Rellenar. Botón… y a poner tus neuronas a cuestiones más importantes.
3️⃣Subida de recursos
*Hablando de subida de recursos… ¿qué tal crear un formulario que el cliente siempre tenga a mano y que vuelque los documentos automáticamente a la carpeta compartida evitando los adjuntos por email (o peor aún, whatsapp 😵💫😵💫😵💫😵💫)?
¿En qué andas, Santy?
- Ultimando los detalles del Desafío Automatista y los talleres en directo.
- Grabando algunos nuevos módulos sobre IA y Whatsapp.
- ¿Hay trabajo como automatista? Más allá de que te cuente que llevo 4 propuestas de nuevos clientes en lo que va de año… te comparto una oferta de empleo en Madrid para un perfil de automatista en la agencia Valor de Ley (ojo que de esto podemos hablar largo y tendido próximamente).
4️⃣Creación de facturas
Y sigo. Porque no hay nada menos productivo pero más necesario que crear facturas.
Recuerda que el valor está en cobrarlas, así que hacer que se creen facturas automáticamente cuando recibes un nuevo pago o haces clic en un botón mágico… da incluso más gusto que montar una de esas automatizaciones que parecen un circo de tres pistas.
Rápido, sencillo… y dinero a tu cuenta. 🤑
5️⃣Informe matutino ☕
La que te contaba al principio. Te pongo en situación: agencia de marketing con 4 empleados y una misma tarea diaria: extraer ciertos datos de rendimiento del día anterior para tomar decisiones a primera hora de la mañana.
5 minutos. 4 personas. Unos 220 días al año. Las cuentas salen rápido. No te lo digo yo, te lo dice directamente él
6️⃣Volcado de ideas
Madre mía cómo me gusta esta 🙌🏻🙌🏻.
Porque no sé a ti, pero a mí se me ocurren las mejores ideas en los lugares más insospechados… y termino acumulando ideas en mil formatos distintos que luego NO ME LLEVAN A NINGÚN SITIO.
Últimamente le he dado la vuelta: un formulario sencillo para recoger los datos que puedo rellenar desde cualquier parte, una automatización absurdamente simple… y ya tengo mis ideas organizadas, categorizadas y listas para ser usadas también.
7️⃣Envío de contratos, presupuesto
El otro día hablé con un colega que estaba resoplando porque le gustaría meter la IA en su negocio pero no tenía 500.000€ para comprar unos robots autónomos…
Pero cuando le pregunté cómo hacía los presupuestos o enviaba los contratos me dijo:
«Pfff, pues cuando tengo tiempo. Me intento apañar un rato los viernes, me pongo en el ordenador y voy haciéndolas a mano, no queda otra».
No sé qué diría Stravinsky… pero yo tengo casi casi casi casi claro… que pensar en pequeño y LIMITARSE es mucho más efectivo que re soplar.
Hay dos tipos de personas:
- Las que repiten eso de “no tengo tiempo”
- Las que asumen que NADIE tiene tiempo y buscan cómo sacarle más partido al suyo.
Conozco al menos a 21 que han decidido subirse a ese barco 🚢.
Zarpa el día 15. Quedan 9 plazas.
Limítate, automatista 🫡
Santy.