¡Hola, automatista!
Vamos con una de gestión del tiempo, ahora que se acerca el mes en que todo se para (al menos en España). El de hoy es uno de esos procesos que he implementado en distintas versiones, tamaños, colores y sabores:
- Conectando Clockify con Airtable
- Conectando Toggl con Sheets
- Conectando Clickup con Sheets y Data Studio
O, como en este caso, conectando Toggl con Airtable. Ya sabes que soy muy fan de irme a las ideas que mueven los procesos más allá de las herramientas que nos ayuden a hacerlos realidad. Porque cuando entiendes el proceso luego puedes adaptarlo a todas las formas que se pongan por delante sin mucho esfuerzo.
En mi caso, los primeros días de cada mes se ejecuta esta automatización en mi perfil de Make:
Básicamente, se encarga de:
- Pedirle a Toggl un reporte de tiempo computado agrupado por cliente/proyecto.
- Recorro cada registro
- Busco el proyecto en Airtable
- Si existe, le añado las horas del mes.
- Si no, lo creo, le añado las horas del mes… y me mando un e-mail para avisarme del «fallo«*
*Según mi flujo de trabajo, esto no debería ocurrir (porque los proyectos deberían estar creados antes en Airtable). Pero como shits happens 💩💩, me gusta marcar una vía de escape que me avise del error para revisarlo y corregirlo, en lugar de esperar a que Make salte por los aires con un fallo o yo siga arrastrando el error (por haber puesto distinto nombre en las dos herramientas, por ejemplo).
Lo bueno de este proceso es que se une a otros cuandos que se lanzan también a primeros de més y que me permiten conectar en un espacio común los datos de facturación (desde Factura Directa) y planificación de fechas (desde el propio Airtable) para detectar desviaciones, medir rentabilidad y poder tomar mejores decisiones estratégicas.
No me cansaré de decirlo: ser conscientes del tiempo que nos lleva una tarea no tiene que ver con sacar el látigo, sino de tener información (en lugar de sensaciones) para tomar mejores decisiones.
Y tú, ¿estás en el team sensaciones o en el team control de tiempos? Te leo 👀👀👀
Santy.
PD: por primera vez, me estoy planteando seriamente bajar ritmo este agosto y retomar la newsletter en septiembre. Así podría meterle más caña a algunos temas que están pidiéndome tiempo.
PD2: en la hoja de ruta, varios frentes abiertos:
- Curso de trucos para Make (saldrá en agosto, seguro).
- Hacer algunos ajustes al Desafío Automatista y al Ideario Automatista (que casi seguro terminarán en subida de precio para este último).
- Seguir dándole caña al minicurso «Del nomedalavida también se sale«.
- Poner en orden algunos procesos internos, tanto de automatistas como de salonsoweb.
PD3: Sí, cada vez más convencido ahora que veo todo lo que tengo encima de la mesa. ¿Qué planes tienes tú para agosto? Te leo también.