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Tu trabajo es un subconjunto de tu trabajo

Y por eso automatizar no va de reemplazarte, sino de complementarte.

Deja que te explique el trabalenguas, automatista. Porque es una reflexión a la que llevo tiempo dándole vueltas.

Creo que hasta que no empecé a trabajar como autónomo no me di cuenta de esto: mi «trabajo» (aquello por lo que me pagaban) era solo una parte de todo lo que haces.

  • Si diseñas webs, tu trabajo es diseñar webs y todo lo que te permite diseñar webs.
  • Si eres abogada, tu trabajo es defender tus casos y todo lo que te permite defender tus casos.
  • Si eres asistente virtual, tu trabajo es…

Bueno, creo que se entiende el concepto (aunque a mí me costara 😂): el trabajo se divide en la parte productiva y la parte operativa.

Y la proporción no es baja: es posible que por cada hora de trabajo productivo necesites al menos otra hora más de trabajo operativo 👇🏻👇🏻

  • Marketing para conseguir esos clientes.
  • Facturación para cobrarles (o perseguirles 😤).
  • Organización para darle forma al onboarding y planificación del proyecto

Lo que sí es fácil saber es que todo ese tiempo operativo no es imputable al cliente: no tiene mucho sentido cobrar más por tu trabajo solo porque no seas eficiente con tu sistema de facturación, ¿verdad? Ahí es donde impacta de lleno la automatización de procesos:

Cada minuto que puedas optimizar en el trabajo operativo tiene un impacto directo sobre el beneficio de tu trabajo.

Hacer mejor lo que ya haces te lleva a conseguir más en menos tiempo. Por eso me obsesiona empezar siempre por automatizar tareas que ya están en tu día a día y no mirar hacia aquellas que aún no haces.

La clave aquí no es trabajar más, sino trabajar mejor. Automatizar no es reemplazarte; es complementarte. Mi objetivo siempre es claro: optimizar la operativa para poder invertir más tiempo en lo que realmente disfruto (y además, para qué engañarnos, en lo que me pagan).

Por ejemplo, estas últimas semanas estoy trabajando con un cliente toda su operativa de trabajo con clientes potenciales y el paso a clientes reales.

Hasta ahora, para ese proceso venían trabajando principalmente con Calendly para la gestión de reuniones + Asana para la gestión de tareas. Ya les ahorraba mucho tiempo frente a gestionar eso a mano… pero aún así tenían mucho trabajo duplicado.

Una de las cosas que hemos implementado es añadir a la ecuación un pequeño CRM en Airtable y un formulario en Tally que nos permita simplificar esa transición de lead a cliente.

  • El cliente rellena sus datos, evitando errores
  • Nos permite hacer un pequeño cuestionario para entender mejor las necesidades
  • Deja sus datos de facturación
  • Al terminar, se redirige a Calendly para que agende la primera sesión de consultoría en el calendario específico del que será responsable del proyecto.

Y mientras agenda esa sesión… ya se está haciendo la magia:

  1. Se actualiza el CRM
  2. Creamos una carpeta en Drive para el cliente
  3. Subimos toca la documentación que nos ha facilitado
  4. Con las respuestas del formulario elaboramos un documento que servirá de guía
  5. Le creamos una tarea en Asana asignada directamente a su responsable (y adjuntando tanto la carpeta como el documento creados).

Aún no lo hemos puesto en práctica pero fácilmente van a ahorrar un 30% (o más) del tiempo que dedicaban a preparar todo este proceso. ¿Imaginas lo que supone esto multiplicado por 220 días de trabajo y los más de 10 miembros del equipo? El impacto puede ser bestial.

Aunque claro, llegar a ese punto implica comprar otra idea de la que te hablo otro jueves, que hoy se me está alargando esto: «olvidar para automatizar».

Hasta la próxima, automatista!🫡
Santy.

PD: al hilo de lo de las ideas que te contaba arriba, esto me decía un suscriptor ayer después de verlo

PD2: ¿Qué relación crees que hay entre esta diferencia entre trabajo productivo + operativo… y la dificultad que tenemos para ponerle precio a nuestro trabajo? Te leo 👀👀

¿Tu primera vez por aquí?

Cada jueves envío un e-mail con un consejo accionable para mejorar tu relación con el tiempo y que puedas dedicárselo a lo que realmente importa.

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