Te lo doy y te lo quito (Automatización real con G.Drive)

¡Hola, automatista!

Después de la saga de historias automatistas de las últimas semanas (volverá, que parece que os ha gustado)… vuelvo a la carga con la newsletter «normal» con mis locuras y aventuras automatizando.

Y lo que te traigo hoy es un caso real que solucioné un par de semanas y que me ha dado muuuucha guerra en el pasado.

Te pongo en situación.

1. Cliente tiene un proceso de «alta de cliente» donde se genera una hoja de encargo.
2. Nos encargamos de automatizar todo el proceso de creación del fichero.
3. Su entorno de trabajo es Google Workspace (el «gmail de pago», para entendernos).
4. Después de generar el fichero, queremos enviárselo al cliente (obviamente).

El problema viene en el paso 4; para mandar el fichero, Google solo nos da dos opciones: o lo compartimos con una cuenta compatible de Google… o lo hacemos público.

Y, en este caso, no nos servía ninguna de las dos. Pero como soy bastante cabezota y me negué en rotundo a que lo siguieran haciendo todo manualmente, empezamos a darle vueltas al coco.

🚨SPOILER: sí, lo conseguimos🚨

Pero antes te hablo de TPA, que llevo un par de semanas amenazándote con ello…

Y ahora sí, sigo con lo de Drive. La automatización queda así:

Y te la explico al detalle:

• El disparador es un webhook que lanzamos desde otra herramienta, cuando se genera el documento.
• Recuperamos el ID del documento en Google Docs y generamos un enlace de descarga público.
• Con ese enlace, descargamos físicamente el fichero.
• Lo añadimos a un email al cliente como adjunto.
• Y aquí está «la magia»: usando una llamada a la API de Google Drive, eliminamos los permisos al fichero original, para que vuelva a ser privado.

De esta manera, conseguimos el combo buscado: podemos enviar el fichero adjunto, no necesitamos que el usuario tenga cuenta en Google ni dejamos ficheros públicos.

Fácil. Sencillo. Y efectivo

(Bueno, no te engaño: fácil y sencillo… tampoco fue, que me tiré un buen rato viendo cómo lo podíamos solucionar).

Pero 100% efectivo ya te digo que sí.

¿Y lo mejor? Que al dividir el proceso en 2 piezas (por un lado crear, por otro compartir), me aseguro de poder reutilizar ese proceso de «compartir» en muchas otras ocasiones. Porque ya te digo que se me ha planteado más de una vez el reto.

Por cierto:

1. Si lo de arriba te ha parecido fácil y crees que podrías (o ya has hecho) algo similar: TPA no es para ti.
2. Si has sudado un poquito pensando que en TPA vamos a ver algo como eso… tranquilidad, que lo que te voy a enseñar es MUCHO más sencillo. Primero hay que gatear antes que correr.
3. Si has pensado: «Buah, ojalá hacer esas cosas». De verdad, échale un vistazo a esto. Porque es un curso breve pensado para derribar todos los bloqueos que veo años repitiendo en personas que quieren empezar a automatizar.

Y ahora… me voy a seguir preparando todo el material.

Nos vemos!🫡
Santy.