Simplificar y aprender. Simplificar y aprender. Simplificar y…

Aprender.

Llevo varios días con el cerebro bloqueado. Como cuando te equivocas en la contraseña 3 veces y te mandan un SMS al móvil… pero a mí no me llega el mensaje.

Memoria de trabajo desbordada. Agenda de tareas por el mismo camino.

Pero en el camino… hay 2 conceptos que están resonando estos días y que encajan a la perfección con el Camino Automatista también.

Hoy te hablo de modelos mentales y del último curso sobre automatización al que me apunté ayer.

¿Eres de simplificar o de optimizar?

Habla Scott Adams en el libro «Cómo fracasar en casi todo y aún así triunfar» de 2 tipos de personas:

  • 👉🏻 Las simplificadoras, que buscan el camino más sencillo para resolver tareas (aún sabiendo que con más tiempo podrían solucionarse problemas mayores).
  • 👉🏻 Las optimizadoras, que optan por encontrar la solución más eficiente y completa posible (asumiendo que también aumentan las opciones de que ocurran errores inesperados).

Con las automatizaciones pasa exactamente lo mismo y, antes de que elijas bando, ya te aviso:

No existe la opción “correcta”.

Son distintas resoluciones y según las variables de juego (problema, contexto, recursos…) podremos optar por uno u otro paradigma.

Te lo cuento con un ejemplo, que me estoy poniendo filosófico.

Un ejemplo clásico de automatización para autónomos y PYMES:

«Necesito recopilar las facturas de todas las compras y servicios para enviárselas a la gestoría antes del cierre de trimestre. Ahora mismo lo hago el último viernes de cada mes (cuando me acuerdo) y me suele llevar entre 1 y 2 horas»

El primer problema cuando empiezas “a rascar” y buscar un patrón común:

«Ufff, no. Cada uno lo manda a su modo. A veces viene un enlace para descargar, otras vienen adjuntas en PDF, algunas me mandan un zip con varias facturas, no siempre vienen las mismas facturas… cada caso es un mundo».

¿Cómo solucionarías el problema? (No, no vale decir que entonces eso no es automatizable). Te planteo mis 2 posibles soluciones, según la distinción de Adams.

  • ✅ Solución simple → extrae un listado de los últimos trimestres, analiza patrones comunes y haz una automatización sencilla que solucione un subgrupo. Por ejemplo: detectar los servicios básicos (luz, agua, internet, hosting, correo…) y cada fin de mes una automatización se encargará de leer el buzón de correo, encontrar mails de esos remitentes y guardar esas facturas. Sí, no has automatizado la tarea… pero acabas de quitarte un 30% del trabajo de un plumazo y tienes media hora libre 😎😎
  • 🚀 Solución optimizada → implementar mecanismos para cada uno de los patrones detectados, elaborando un sistema complejos de detección de facturas. Por ejemplo:  cambiar buzones de correos para que lleguen siempre a una dirección que se encargue de procesar las facturas de X tipo, podemos montar una automatización que descargue un fichero zip, lo descomprima y mande el PDF de la factura a una carpeta de Drive, podemos tener un sistema de escucha activa para ciertas palabras que lleguen en los mails (invoice, factura, recibo)… Podemos, podemos, podemos… sí, nos va a llevar mucho más tiempo implementarlo pero ¡ojo! Que igual en un año sin hacer esa tarea te has ganado casi una semana de vacaciones 🕺🏻🕺🏻

Ya te anticipo que yo soy bastante fan del perfil simplificador porque te permite ver resultados más rápidos, se reduce el tiempo de implementación y facilita la iteración para mejorar el proceso.

Ya te hablé en una de las primeras newsletter del concepto de “Automatización Mínima Viable” y esta idea encaja con ello.

¿El problema? Por muy fan que seas… a veces solo eres capaz de visualizar la solución optimizada 🧐. La semana que viene te cuento otro caso muy real (y reciente) sobre soluciones simples vs optimizadas.

Tiene hasta un puntito de espionaje la historia 🕵🏻🕵🏻

Pero ahora cierro con el otro tema de la semana.

Aprender para mejorar

Las 3 facetas automatistas de las que siempre hablo no tienen un proceso lineal. Deben trabajarse en paralelo.

Siempre pensando mejor. Siempre aprendiendo más. Siempre practicando novedades.

Por eso he decidido ir un pasito más allá con Make (el nuevo Integromat) y me he apuntado a un curso de nivel más avanzado donde exprimir las nuevas capacidades de Make.

Y también ver otras metodologías de trabajo/pensamiento de otros automatistas, que ayuda muchísimo.

Es un curso en inglés (y no especialmente barato) impartido por Alex Chekalov, que es Ingeniero en Make (y antes en Integromat y en Clickfunnels).

Aprender de la mano de alguien que ha estado involucrado en el proceso de evolución de Integromat a Make me parece un puntazo.

Además ya he hecho otras formaciones de Alex y me mola bastante cómo explica. Así que eso compensa el problemilla del precio y el idioma.

Si te apetece bichear el curso, la solución simple es ver 👉🏻 Make for Makers (el nombre es la leche también, sí)

O te puedes esperar a la solución optimizada, que saldrá cuando yo asimile todo lo que me cuente Alex, lo junte con lo que yo estaba preparando como «Integromat para negocios digitales» (ahora tendrá otro nombre mucho más molón) y te lo cuente en español y casi seguro que a un precio más accesible.

(También existe la solución doble: elegir la simple ahora y evolucionar a la optimizada en unos meses ???)

¿Se te ocurre algún ejemplo más de simplificar VS optimizar? Te leo atento

Hasta la próxima, automatista!👋🏻

Santy.

PD: solo por la parte de gestión de errores y manejo de patrones de datos, junto al uso de la nueva API de Make, creo que la formación de Alex ya merece la pena.

PD2: lo de arriba es un enlace de afiliado, sí. Pero si lo recomiendo es porque tarde bien poco en apuntarme a esta casi sin pensar.

¿Tu primera vez por aquí?

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