Las 3 preguntas mágicas de la automatización de procesos

O cómo pasar de gurú a titiritero en 10 minutos de videollamada. Ese podría ser el resumen de la historia de hoy.

Hace un par de semanas te hablaba del caso de un cliente al que montamos un sistema automatizado para catalogar nombres de contactos potenciales como masculinos o femeninos.

Hoy te cuento cómo empezamos a trabajar con él y en qué momento se me cayó el mito.

Sí, porque antes de esa reunión para mí F (nombre ficticio del cliente) era una especie de gurú de la eficiencia y la productividad.

A su favor diré que toda la culpa fue mía por las expectativas que me había puesto, la verdad.

Al lío. Resulta que F nos quería contratar para hacer un reporte avanzado del estado de su negocio a nivel de procesos de captación de clientes, gestión de ventas, campañas de marketing, etc.

Un buen jardín y una cantidad de datos enorme que empezó a enseñarnos en un excel mareante con (demasiadas) columnas:

— Santy (iluso): Guau! ¿Qué API estáis utilizando para sacar todos estos datos ahora mismo?

— F: 🤔🤔🤔 (la cara de póker era bastante evidente)

— S: Sí… que qué herramienta estáis utilizando para extraer esa información. Es por saber si podemos conectarnos ahí para sacar los informes directamente etc

— F: ¡Ah! No te preocupes, tenemos un departamento que se encarga de eso. Son 4 personas y se van rotando para sacar los datos cada día de una herramienta.

— S: 😯😯😯 (Correcto. La cara de póker me tocaba a mí)

¡Boom! Donde yo veía Big Data… no había más que 8 manos en el noble (pero poco estimulante) arte de copiar – pegar datos. Durante todo el santo día. De locos.

Entraban a Facebook, veían los resultados de la campaña de ayer, volvían a Excel y pegaban los datos.

Y después con las altas, las campañas de Google Ads, de LinkedIn, la pasarela de pagos, el sistema de tickets…

Durante-todo-el-santo-día-copiando-datos. Sí. 😰

Así que de un proyecto de analítica… pasamos a una consultoría de automatización.

Las 3 preguntas mágicas de la automatización de procesos

Después de esa confesión, empecé a tirar del hilo revisando cada uno de los procesos por los que pasaban internamente y consiguiendo que me respondieran a 3 preguntas.

Ojo.

Si solo vas a quedarte con un párrafo de este correo… que sea esto 👇🏻

  • Qué estaban haciendo (Funcionamiento)
  • Por qué lo estaban haciendo (Objetivos)
  • Qué herramientas estaban utilizando (Sistemas)

Responder a esas preguntas me dio muchíiiiisima información para detectar qué procesos eran candidatos a ser automatizados.

Apúntatelo.

Y después de varías sesiones y muchas preguntas más, algo sacamos:

  • Para extraer los resultados de las campañas de marketing tiramos directamente de Metricool conectándolo con los informes en Google Data Studio.
  • Los datos de pedidos, que estaban en WordPress con WooCommerce, los volcamos directamente a una hoja de cálculo usando Integromat.
  • Los clientes potenciales que rellenaban datos directamente en Facebook (y que hasta ese momento no se medían de ninguna manera), empezamos a volcarlos automáticamente a su CRM para enviarles promociones.

(Perdón por el exceso de herramientitis de este párrafo)

Y así con unos cuantos procesos más hasta tener casi el 100% de la extracción de datos completamente automatizada.

Como podrás imaginar, el departamento del copia-pega, con sus 4 integrantes y sus 8 manitas… ya no tenía mucho que hacer.

¡Pero tranquilidad! Que no se fueron a la calle.

De hecho, decidimos pasarlos a otras tareas donde pudieran aplicar más las neuronas 🧠🧠. Preparamos un par de herramientas automatizadas para ellos… y los resultados fueron más que excepcionales 🤩🤩🤩

Pero esa es una historia que dejamos para la semana que viene, que hoy ya he hablado demasiado.

La petición 😇😇

¿Me ayudarías respondiendo a 4 preguntas cortísimas?

Estoy preparando un par de cosas que te contaré en un par de semanas y necesito validar algo, para saber si se me está yendo la pinza demasiado.

👇🏻👇🏻👇🏻👇🏻

Entra aquí para responder y descrubrir qué tipo de automatista eres. (esta newsletter es antigua y la encuesta se cerró hace tiempo 😉 )

Hasta el jueves que viene, automatista! 🖖🏻

Santy.

PD: lo que te contaré en un par de semanas es de esas cositas que igual te llevan a sacar la tarjeta a pasear.

PD2: me está flipando mucho montarlo… pero seguramente no le interese a todo el mundo, por eso también es importante que rellenes la encuesta de arriba. Por si me estoy flipando de más 👻

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