Esta semana se ha publicado mi charla con Montse Labiaga en su pódcast, Alas de Innovación. Hablamos de criterio, de estrategia, de por qué tiré mis cursos a la basura y los rehice desde cero… (el enlace lo tienes abajo, que esto es un espacio libre de clickbait).
Pero hoy quiero pararme en una pregunta que me hizo Montse casi al final, cuando ya íbamos cerrando. Y creo que es de las más importantes de toda la conversación:
«¿Cómo me aseguro de que la automatización se ha ejecutado bien?»
A poco que hayas automatizado o pensado en automatizar algo… fijo que te suena.
La cosa va más o menos así: montas tu automatización, la ves funcionar un par de veces y te vas a dormir tranquilo. Durante unas semanas todo son pajaritos y arcoíris. Hasta que un día entras a mirar por casualidad y descubres que llevaba doce días sin ejecutarse.
Doce días sin procesar facturas. Doce días sin respuestas a clientes. Doce días de agujero, vaya.
Y de ahí a comerte la inseguridad, hay un paso. De hecho, puede que jamás llegue a fallar (ni doce ni uno), pero el atisbo de duda que genera el no estar tú encima del proceso, se convierte en una tortura.
Suéltaloooooo, suéltalooooooooo.
Patrocinado por: MAKE
Llevo años diciendo que la herramienta importa en el último escalón del método automatista. Pero cuando tengo que elegir, ya sabes cuál elijo: Make. Es visual y tiene el equilibrio justo entre sencillez y potencia. Por eso me encanta que patrocinen esta edición de Automatistas. Si todavía no la has probado, tienes prueba gratuita aquí. Monta algo pequeño y me cuentas.
Lo que le respondí a Montse es lo mismo que aplico con cualquier equipo: delegar en una automatización es como delegar en una persona. Cuando le pasas una tarea a alguien nuevo, no desapareces del mapa. Preguntas, revisas, haces seguimiento hasta que te fías. Con las automatizaciones, igual. La diferencia es que a la automatización no le puedes leer la cartilla en la reunión de los lunes.
¿Entonces? Dos piezas.
☝🏻Uno: automatizaciones que vigilan a tus automatizaciones.
Un escenario que cada mañana hace una pregunta tonta: «¿Ayer se crearon facturas?». Si la respuesta es sí, silencio. Si la respuesta es no (y tocaba haberlas), aviso al responsable. Se acabó el enterarte a los doce días.
Es el equivalente a asomarte a la mesa del compañero y preguntar cómo va eso. Solo que sin interrumpirle, porque no hay nadie.
Te puede parecer una auténtica chorrada, pero yo monto este tipo de controles constantemente, y dan tranquilidad.
✌🏻Dos: rutas de escape.
De esto hemos hablado alguna vez por aquí.
La idea es ser consciente de que tu automatización NO cubre todo. Pero que tenemos clarísimo qué es lo que sí cubre. Y cuando se encuentre algo que no sabe procesar, en lugar de quedarse colgada levanta la mano: «Oye, esta factura no he podido procesarla. Haz algo con ella». El caso raro acaba en manos de un humano, y el resto sigue fluyendo.
Esta es la puerta de entrada al tííiiiiiiipico bloqueo: «Ya, Santy, pero es que nosotros tenemos casos muy especiales». Claro que los tenéis. Todo el mundo los tiene. ¿Cuántos son, un 10%?
¿Y por ese 10% vas a seguir haciendo a mano el 90 restante?
Contrólalos, descártalos, hazlos a mano si hace falta. Y automatiza todo lo demás, que te va a saber a gloria. De hecho, aunque el porcentaje sea al revés (que ya te digo que nunca lo es), sigue mereciendo la pena quitarse de encima ese 10%.
La entrevista completa que me hizo Mon, la tienes aquí: 🦋Automatización con IA: qué SÍ automatizar y qué NO.
Tocamos bastantes más melones: cuándo tiene sentido meter un LLM y cuándo no, por qué un Word gigante no es información estructurada, y el motivo por el que tu cerebro descarta automatizar tareas de 2 minutos.
Te veo la semana que viene, automatista🫡
Santy
PD: me flipa que Make sea uno de los primeros patrocinadores de automatistas 😍. Y me encanta que estén empezando empezando a publicar en español.
PD2: Si después de escuchar el episodio te quedas con ganas de construir tus propias rutas de escape, ya sabes dónde se aprende eso: por aquí.