En casi todas las charlas y formaciones donde hablo de esa mentalidad automatista (ya sabes, la capacidad para detectar ideas automatizables en esas tareas que nos inundan la agenda)… hago la misma pregunta:
¿A qué dedicas realmente tu tiempo?
Que puede parecer una pregunta muy muy tonta… pero cuando la quieres responder bien de verdad es mucho más complicada de lo que parece.
Cuando haces el ejercicio correcto es cuando puedes empezar a encontrar esos patrones con los que vas a conseguir multiplicar tu tiempo y buscar esa eficiencia operativa:
- Tareas repetitivas
- Tareas recurrentes
- Tareas frágiles*
*el otro día me pasaban un estudio que estimaba en un 1% de la facturación de las empresas el coste de corregir los errores humanos provocados por inconsistencias en los datos. Para que luego digan que automatizar es caro 😅😅.
Pero bueno, que me lío.
Por esa importancia de saber a qué nos dedicamos es por lo que siempre defiendo y defenderé la necesidad de registrar los tiempos de nuestras tareas, porque nos estamos facilitando el camino en ese análisis posterior.
Me da un poco igual si lo haces con herramientas como Clockify, Toggl, Notion, un reloj de arena o apuntándotelo en la mesa (así empecé yo)… pero MIDE.
¿En qué andas, Santy?
Después de terminar el huracán que me ha supuesto el primer trimestre del año en lo personal y lo profesional (lo comentaba ayer por LinkedIn), parece que el segundo empieza movidito también. Esta semana, además de una mudanza he tenido…
- Estuve el martes dando una charla sobre mentalidad automatista en un evento privado que organizó la agencia Valor de Ley, en Madrid.
- El miércoles, una formación sobre primeros pasos con Make en una asociación de empresas.
- Hoy mismo, la segunda sesión de una formación avanzada sobre Make al equipo de ecommerce de una gran empresa.
- Y mientras, resideñando los contenidos de «Tu Primera Automatización», que definitivamente saldrá el próximo lunes 14 de abril (y que todavía puedes reservar plaza en preventa)
Y mientras… piensa PARA QUÉ lo estás haciendo.
La importancia de medir (y de saber para qué mides)
Esto que ves arriba es uno de los útlimos procesos que estoy automatizando con un cliente. En su caso, trabajan con Clockify para la gestión de tiempos del equipo y en Airtable tenemos montado toda la estructura de datos, CRM, etc.
Esta automatización, en concreto, se encarga de semanalmente:
- Recorrer la lista de clientes en Clockify
- Generar un reporte detallado (por empleado, fecha y tarea) del tiempo invertido en Clockify
- Recorrer los resultados, vincularlos a su empleado concreto… y volcarlo todo en Airtable.
Y esto, ¿para qué? Pues porque es la última pieza entre:
- La asignación de proyectos (que se hace en Airtable).
- La facturación (que se trabaja en Holded y se vuelca mensualmente a Airtable).
- Los costes de personal.
- Los tiempos.
Con esas 3 piezas conectadas es cuando podemos resolver preguntas estratégicas para el negocio:
- Rentabilidad por cliente.
- Productividad del equipo.
- Rentabilidad por servicio.
- Carga de trabajo
- Tareas/áreas/días más rentables (y los menos también).
Que nos hartamos de decir y de escuchar eso de que «lo que no se mide no se puede mejorar»… pero se suele olvidar lo de que si no miras ni usas lo que mides, no pierdas el tiempo en medir.
Yo me voy a seguir midiendo, automatista 🫡
Santy
PD: la automatización aún no es definitiva y le quedan varios flecos por pulir. Entre ellos, los «casos especiales»… eso lo dejamos para otra edición.
