Hay una conversación que tengo cada dos por tres y desde hace años. Te diría que la he tenido incluso con la misma persona y que ha sido capaz de soltarme las dos frases en el lapso en el que nos tomamos un café. Ahí van:
— Automatizar es muy complejo y muy técnico, no tengo tiempo para eso.
Y un rato después:
— Bah, para eso tan sencillo mejor lo hago a mano… no tengo tiempo para ponerme a automatizar eso.
Fíjate en la trampa: la misma excusa sirve para lo difícil y para lo fácil. Si las dos frases podrían ser tuyas, respóndeme a esta: ¿en qué punto exacto una tarea deja de ser «demasiado sencilla para automatizarla» y pasa a ser «demasiado compleja para ti»?
Mientras lo piensas, una cuenta rápida que si llevas tiempo aquí ya me has escuchado bastante: una tarea diaria de 5 minutos son más de 16 horas al año. Eso son 2 jornadas completas te trabajo. Multiplícala por tu precio/hora, o por el de cada persona del equipo que la sufre, y dime si sigue pareciendo «solo 5 minutos».
Con los años me he vuelto muy fan de limitarme MUCHO al buscar oportunidades de automatización. Como decía Stravinski:
«Cuanto más me limito, más me libero».
Fuegos artificiales, los justos. Si tienes problemas para localizar tareas automatizables, busca una sola cosa: procesos donde intercambiamos información con alguien (clientes, proveedores, empleados) para guardarla en un sistema.
De manera contraintuitiva, limitar DÓNDE miras te hace ver mucho más. En ese “pequeño” conjunto de tareas es donde he visto a empresas de todo tipo ahorrarse miles de euros al año. Estos son mis 7 sospechosos habituales:
1️⃣ Datos de facturación de un cliente nuevo. El clásico intercambio de correos hasta que llega el CIF completo. Un formulario que vuelque directo a tu herramienta de facturación y listo (bonus: al cliente le suena muy pro eso de «te paso un formulario para darte de alta en nuestro sistema»).
2️⃣ Arranque de proyecto. Crear el proyecto en el gestor, la carpeta del cliente, compartirla, avisar al responsable, subir los recursos… Importante, sí. Automatizable, todo. Y fácilmente lo puedes incluir en el proceso anterior, para minimizar las veces que le pides “trabajar” a tu cliente.
3️⃣ Recogida de recursos. Un formulario fijo donde el cliente sube documentos que aterrizan solos en la carpeta compartida. Adiós a los adjuntos por email (o peor, por WhatsApp 😵💫).
Espera, que antes de seguir hay una cosa potente que contar de Make, el patrocinador de la newsletter de hoy: bienvenida, Maia 👇🏻
Patrocinado por: MAKE
Hace meses aventuré que Make acabaría dejándonos construir escenarios conversando. Pues ya tiene nombre: Maia. Le cuentas lo que quieres montar y ella razona, elige los módulos y lo construye delante de ti, en el mismo lienzo visual de siempre.Llevo un par de semanas probándolo y me está sorprendiendo gratamente. Tiene principios sólidos de diseño de procesos, hace preguntas lógicas, genera conexiones, te facilita el trabajo… y esto es solo l primera versión. Se estrena esta semana y es´ta disponible en todos los planes: empieza GRATIS a automatizar con Maia + Make.
Ahora sí, seguimos.
4️⃣ Facturas. El valor de una factura está en cobrarla. Que se generen solas con cada pago y tú a otra cosa.
5️⃣ El informe de cada mañana. Caso real: agencia de 4 personas, todas sacando los mismos datos de rendimiento a primera hora. 5 minutos × 4 personas × 220 días. Haz la cuenta y entenderás los miles de euros de antes. Esta no te la cuento yo, te la cuenta el director de la agencia de una alumna que pasó por Automatistas…
6️⃣ Volcado de ideas. Las mejores se me ocurren en los sitios más raros, y durante años morían repartidas en mil notas. Ahora: un formulario accesible desde cualquier parte, y las ideas llegan solas, organizadas y listas para usar. Si lo combinamos con alguna herramienta de IA para mejorar el flujo se facilita y mucho la gestiónd e ideas.
7️⃣ Contratos y presupuestos. «Los hago cuando saco un rato los viernes», me confesó un colega que soñaba con «meter IA» en su negocio. Empieza por hacer que el contrato se monte solo y ya habrá tiempo de que tener robots, hombre.
¿El patrón? Son de esas automatizaciones que seguramente no reciban aplausos en LinkedIn… pero que te devuelven horas de vida desde la primera semana.
Hay dos tipos de personas: las que repiten «no tengo tiempo» y las que asumimos que NADIE lo tiene y decidimos fabricarlo. Si eres de las segundas, ya sabes que en la escuela automatista hay un nivel listo para desbloquearte → automatistas.com/aprender
Limítate, automatista 🫡
Santy