A poco que hayas automatizado algo y tengas un par de dedos de frente, sabes que aquí hay una verdad absoluta:
NUNCA (nunca) hay una solución única para resolver una automatización.
Hasta con las mismas herramientas y mismas tareas tenemos soluciones alternativas para implementar automatizaciones igual de resolutivas.
Esta semana, que estaba preparando algunos retos para los niveles 2 y LVL3 de la academia automatista, recordé un caso bastante claro de esto.
Los retos van en 3 categorías: Construir / Corregir / Mejorar.
Este caso encajaría en la 3. Surgió con una vuelta de tuerca y una conversación de 5 minutos con el cliente… y derivó en un ahorro del 67%. Que con los números que movía (te los cuento al final), ya te digo que era un buen pellizco.
Ahorro precisamente en la factura del patrocinador de esta semana, no creo que le importe que lo cuente 😬😬
Patrocinado por: MAKE
Cada vez me está molando más lo que ha montado Make con Maia, su asistente IA que nos ayuda en la construcción de nuestros escenarios dentro de Make. Razona muy bien lo que le pides (si se lo pides bien, claro) y aplica principios de estilo y buenas prácticas mejores que muchas de esas plantillas que pululan por Youtube. Ya puedes probar Maia en cualquier plan de Make.
Vuelvo a lo del ahorro.
Las dos soluciones resuelven el mismo problema pero una se adapta mucho más a la realidad del cliente, a sus necesidades… y a su cuenta de gastos.
Era una automatización bastante simple. Cliente que se dedicaba a la formación, en pleno lanzamiento y con la necesidad de conectar Hubspot con BigQuery para alimentar un dashboard de analítica que cuadrara distintas fuentes de datos.
Y es posible que al llegar aquí tu cerebro esté desconectando porque no conozcas la mitad de las palabras. Pero ya te anticipo que la automatización no necesitaba 39 módulos en un escenario de Make y hacer el pino puente.
Pero, aún así, se fueron cerca de 700€ en créditos extra de Make en un par de semanas 🤑🤑🤑🤑.
El funcionamiento del escenario original era el siguiente:
- Cada 3 minutos pedíamos a Hubspot nuevos leads de un formulario concreto
- Después, le pedíamos algunos datos extra a Hubspot
- Procesábamos la información
- Y la guardábamos en BigQuery
Para hacerte una idea, 33 leads nos suponían un gasto de 100 operaciones en Make.
¿Y qué hicimos? Aprovechando que Hubspot había cambiado los módulos de Make y tocaba actualizarlos, le di una vuelta de tuerca con tres decisiones:
- La primera parte se quedó igual (el polling funcionaba bien).
- Después de verlo con el cliente, no necesitábamos «en tiempo real» los datos extra de Hubspot, así que los eliminamos. Nadie lo necesitaba al momento y con 3-4 actualizaciones al día era más que suficiente.
- Y el cambio más importante: por cada «bloque de leads» generamos una consulta múltiple a BigQuery para que, en lugar de guardar los registros 1 a 1, lo hiciéramos en lote.
Así, para guardar 33 leads… ahora solo necesitamos 36 operaciones. Te enseño las dos, para que las compares y veas que no han cambiado tanto:
🤑🤑🤑
La moraleja va más allá de los númerinchis: las automatizaciones no se montan una vez y a otra cosa. Se revisan, se exprimen y se optimizan. Y la información fluye de negocio a tecnología, no se impone desde tecnología. En este caso, cuando revisamos los sistemas y procesos que se estaban aplicando vimos que no tenía ningún sentido estar dilapidando créditos.
El primero se planteó para gestionar unos pocos miles de contactos. El segundo estimaba (y superó) un impacto de más de 100.000 leads en pocas semanas. Había que dimensionar la solución, porque el resultado era el mismo pero el escenario había cambiado. El de Make y el del cliente.
Seguimos a la siguiente, automatista! 👋🏻
Santy
PD: para usuarios avanzados de Make… sí, aún podría exprimirlo más y quitarme un módulo que se lleva el 90% de las operaciones. Pero prefiero sacrificar operaciones por legibilidad en este caso.
PD2: ayer estuve leyendo a la buena de Noemí Carro las automatizaciones que ha estado montándose y molan mil. Además, está preparando esto para darle CLARIDAD a lo que queda de año y me parece que viene al pelo.