Hoy vengo con una de esas cortitas, prácticas y al pie, automatista. Que luego me dices que parezco pitufo filósofo…
Bah, en realidad me lo digo yo solo y por eso me corto de meter más filosofadas automatistas 😂😂😂😂
Caso real de un cliente: queríamos optimizar uno de los procesos del departamento de administración que era altamente ineficiente.
La persona de administración se encargaba de exportar un fichero en excel monstruoso, limpiarlo, editarlo, partirlo en 15 ficheros (uno para cada oficina/sede), mandárselo por e-mail, esperar la respuesta, cotejar los 15 ficheros y actualizar los datos.
Todo eso para actualizar, con suerte, unos 40-50 registros a final de mes. 🤯🤯🤯. Sí, a mí también me dolió.
El sistema actual es bastante más sencillo:
- La persona de administración descarga el fichero infumable.
- Lo sube a un formulario de Airtable
- Make lo procesa.
- Make notifica a cada oficina para que revise los datos
- Make avisa a administración cuando han terminado
- La persona de administración (porque no nos queda otra)… ya solo tiene que actualizar, con suerte, los 40-50 registros cada mes.
Pero no te venía yo a hablar de eso, sino del paso que no se ve. ¿Qué hacemos con todos los datos que acumulamos ahí? Porque una vez procesados, después del paso 6, ya no aportan.
Y en airtable ya sabes (y si no, ya te lo digo yo), que el espacio no suele sobrar.
Así que tocaba montar un coche escoba que limpiase +2.000 registros que se generaban cada mes.
La primera versión del borrado sería la obvia: escenario que recorre, borra y listo (porque lo de dejar a alguien que borre a mano luego NO pasa). La cosa es que eso, mínimo, se llevaba 2.001 operaciones en Make al mes.
Y sí, que siempre que digo que las operaciones son baratísimas comparadas con hacer las cosas a mano. Pero tampoco vamos a estar derrochando si podemos hacer las cosas eficientes y bien desde el principio, ¿no?
Ahí entra esta «tontería».
4 módulos que liberan un 90% de las operaciones. Pasamos de 2001 a poco más de 200 de un plumazo. ¿Cómo? Usando el criterio del que siempre hablo en los cursos de Automatistas y sabiendo aplicar la herramientas de Make:
- Recuperamos el fichero, que tiene asociados los +2.000 albaranes.
- Recorremos los albaranes
- Los agrupamos de 10 en 10
- Borramos de golpe en Airtable los 10 registros
¿Por qué 10? Por un límite absurdo que tiene la API de Airtable y que nunca entenderé 😂
El truco, realmente, está en el paso 3. Para agrupar de 10 en 10 uso esta fórmula de Make dentro del Array Aggregator:
Nuestra labor como automatistas no es solo tirarle pelotitas a Make, sino resolver problemas de la forma más eficiente y sin desperdiciar recursos en el camino.
Como decía Bill Gates (o eso dicen): «automatizar un proceso ineficiente tendrá como resultado… una automatización ineficiente».
Pues eso.
Santy🫡
PD: si fuera Excel y no Airtable, se podrían borrar las 2.000 filas de golpe… pero Airtable nos da otras 34567834 ventajas en este y otros procesos.
PD2: ¿cómo lo habrías resuelto tú? Yo se lo acabo de pedir a Claude también, a ver qué me dice… ¿hacemos ap uestas de lo que me va a responder?
