¿Y si pudieras ventilarte 2 semanas de trabajo en 1 solo día?
2 semanas. Cada mes.
Hace unos días estuve echándome un café con Manuel para ponernos al día, que hacía tiempo que no hablábamos.
Manuel me estuvo contando las movidas de automatización que están montando en Klevio para ayudar a empresas a tomar decisiones más inteligentes y eficientes en un área que lo necesita especialmente: las finanzas.
Según me lo contaba le dije:
— tío, ¿te vienes a la newsletter y nos cuentas uno de esos casos? Porque creo que a más de un automatista le va a volar la cabeza con esto.
Y Manuel, que se deja liar casi tan rápido como yo… aceptó encantado. Así que la newsletter de hoy no la escribo yo. Te dejo directamente con él.
Cómo pasamos de 2 semanas al mes gestionando tesorería a 1 día
En Klevio operamos el departamento financiero de las empresas. Esto significa que llevamos:
- contabilidad
- fiscalidad
- controlling (saber realmente qué está pasando)
- dirección financiera (tu CFO externo)
Y lo hacemos con un enfoque de datos, automatización e inteligencia artificial.
Nuestro objetivo es simple: que la empresa sepa en todo momento qué está pasando y qué va a pasar.
Para ilustrarlo, vamos a contar un caso real.
Empecemos por el problema. ¿Qué estaban haciendo y cómo lo tenían montado?
Se trata de una empresa industrial de fabricación de packaging que cuentan con muchos clientes y muchos proveedores (tanto grandes como pequeños).
¿En cuanto a sistemas? Un ERP que no permite conectar bancos (increíble que aún estemos así) de manera nativa ni escribir dentro de su ERP.
Trabajando con 8 bancos diferentes, 14 cuentas bancarias.
¿Qué tenían que hacer? Todas las mañanas, entrar en cada uno de los 8 bancos y exportar lo que había sucedido en el banco el último día (el extracto bancario), las 14 cuentas, abrir cada fichero, copiar la información y pegarla a un documento que se habían creado donde tenían la información de los 8 bancos. ¿Para qué? Para realizar conciliaciones bancarias, es decir, machear los pagos y los cobros con facturas emitidas y recibidas.
El problema “oculto”: cada banco exporta los extractos en un formato diferente. Implicación:
- Homogeneizar formatos
- Limpiar datos
- Normalizar columnas
Todo esto lo hacían con fórmulas en Google Sheets.
Después de eso, iban al ERP y empezaban a puntear manualmente:
- pagos contra facturas de proveedores
- cobros contra facturas de clientes
Si algo no cuadraba:
- había que reclamar un cobro
- reclamar una factura
- revisar el registro contable
Todo esto era 100% manual.
Dos personas dedicaban 2 semanas al mes a esta tarea.
¿Qué hemos hecho? La solución que hizo pasar de 2 semanas a 1 día
Decidimos automatizar 3 cosas:
- Extracción de datos de bancos
- Conciliaciones bancarias
- Previsión de tesorería (no era parte del alcance de los trabajos, pero lo hicimos)
Automatizar la extracción de datos de bancos.
Hicimos algo “simple”, nos fuimos al origen del dato. Conectamos con un integrador de bancos que nos aporta toda la información que necesitamos y algo más: cuentas bancarias, pólizas de crédito, préstamos… y le hemos dado forma, nuestro propio flujo de datos.
El resultado: pasan de abrir 8 bancos, 14 cuentas, abrir 14 documentos, copiar, pegar en Google Sheets, revisar formatos a… encender el ordenador y tenerlo todo hecho, sin errores.
Automatizar el cruce de pagos y cobros con la contabilidad (conciliaciones).
El siguiente paso fue conectar con el ERP (vía ODBC dado que no tienen API).
Extraemos automáticamente:
- Facturas pendientes de cobro (clientes)
- Facturas pendientes de pago (proveedores)
Y lo cruzamos con los movimientos bancarios.
Y ahora cuando llegan a su puesto de trabajo tienen:
- Movimientos de todos los bancos en un Excel (por que ahí es donde querían tenerlo)
- Cruce con los pagos y cobros pendientes 🡪 todo totalmente conciliado.
- Identificación de movimientos no registrados
Lo que antes llevaba 2 semanas al mes ahora está listo a las 9:00 cada día.
Crear y automatizar una previsión de tesorería (qué esperamos va a pasar en la caja de la empresa a 3 y 6 meses).
Tenían una previsión de bancos, qué iba a pasar el próximo mes en todos los bancos en función de las facturas que iba a cobrar y las que tenía que pagar
¿Qué hicimos? Sacamos del ERP las facturas con fechas estimadas de cobro y pago (que ya estaban), estructuramos una base con costes de empleados y otra con proveedores recurrentes (tipo Microsoft, alquiler, etc.). Y con todo eso, lo metimos en una “coctelera” y lo automatizamos.
Resultado: una previsión de tesorería a 1, 3 y 6 meses, por banco (no solo global), sin tener que tocar nada manual.
Ahora ya saben de una manera sencilla y automática:
- Si van a tener problemas de caja
- En qué banco concretamente pueden quedarse secos
- Y cuándo necesitan mover dinero entre cuentas
El resultado
El equipo de administración pasó de dedicar:
2 semanas al mes a 1 día al mes a la gestión de tesorería.
Dos personas liberaron más del 80% de su tiempo.
Tiempo que ahora pueden dedicar a tareas mucho más valiosas.
Nuestro trabajo terminó ahí, pero se puede llegar más lejos que todo ello. ¿Cómo se ve?
Pero lo importante no es solo ahorrar tiempo.
Cuando automatizas, el dato llega antes, es más fiable y reduces errores (y en finanzas, un error puede ser crítico).
Ahí empieza el verdadero cambio: pasar de reaccionar a anticiparse.
Cerrar antes, optimizar fiscalidad y entender mejor la rentabilidad.
Todo apoyado en datos, automatización e IA para construir sistemas financieros realmente proactivos.
¿Qué? ¿Cómo te quedas, automatista?
A mí me pareció la leche cuando me lo contó Manuel. Porque sé que los equipos de administración son un pozo infinito de trabajo mecánico y repetitivo que resulta muuuuuy complejo de automatizar por todas las dificultades que ponen bancos, formatos, capas de seguridad y un sin fin de dollores de cabeza.
Salvo que tengas a mano a Klevio, claro 😅.
Por cierto: si hablas con ellos y les dices que vas de mi parte os van a hacer un precio especial (5% de descuento durante 12 meses).
Nos vemos la semana que viene!🫡
Santy.
PD: por cierto, si estás por Madrid este viernes 27 de marzo, me han invitado a la Feria del Libro de Torrejón de Ardoz para firmar mi libro «El Arte de Automatizar». Si te pilla a mano, pásate aunque sea a saludar, que no me quiero tirar 3h mirando el paisaje 😂. De 17:30 a 20:30 estaré por allí.