¿Sabías que Google Drive tiene un número limitado de carpetas que puedes tener en un directorio?
Pues yo no lo sabía y me enteré hace unas semanas cuando me lo dijo un cliente mientras me contaba el marronazo que tenían por delante, para ver si había alguna solución automágica más allá de la que les venía a ellos a la cabeza, que era hacerlo todo a mano.
La cosa era algo así:
«Santy, tenemos un listado de 5.249 proyectos con un identificador asignado en nuestro CRM. Además, tenemos en Google Drive una carpeta para cada uno y a primeros de año tuvimos que hacer una distribución por carpetas por el límite de carpetas por directorio que tiene Drive.
El problema es que carpeta y proyecto no están vinculados. Así que perdemos muchísimo tiempo en copiar el ID del proyecto y buscar su carpeta para después gestionar sus documentos…
No serán más que unos segundos… pero es algo que hacemos entre 30 y 40 veces. Cada día. Cada persona del equipo.
Ahora ya hemos añadido un campo en el CRM para ir directamente a la carpeta; pero claro, tenemos 5.249 carpetas por delante que asociar. Iba a poner a XXXXXX a que se pusiera a hacerlo un rato cada día, pero igual le dan las navidades y no ha terminado. ¿Se te ocurre algo?».
Obviamente, sí.
Una automatización muuuuuy sencilla que esta misma mañana hemos tenido que volver a ejecutar 5.249 veces.
Voy rapidito y al pie, que aún tengo agujetas de la ruta de la semana pasada:
El proceso se encarga de:
- Revisar los registros de una vista de Airtable en la que tenemos filtrados los clientes sin carpeta asociada.
- En función del nombre y año, elegimos sobre qué carpeta de Drive principal buscamos
- Hacemos una búsqueda por nombre.
- Una vez localizada, actualizamos el registro de Airtable para hacer el vínculo.
¿Y si no se localiza? Entonces entra a jugar un módulo de gestión de errores que tiene Make llamado «Resume» con el que asignamos un valor por defecto (en este caso es literalmente «desconocido») para almacenarlo igualmente en Airtable y que alguien del equipo decida qué toca hacer: crear la carpeta manualmente o buscar si se ha creado con algún fallo y por eso no se localiza.
Después de 5.249 veces… hay 3 casos en los que hay que actuar a mano porque la carpeta se ha marcado como «desconocido». Not bad. Yo creo que eso sí lo puede hacer XXXXX antes de que acabe el año. Y el día.
Automatizar es esto: no, no el escenario de Make. Automatizar es detectar que un proceso tiene potencial de ser ejecutado de manera autónoma por una máquina porque el valor diferencial de un humano (o un equipo) no aporta absolutamente nada. Y sus neuronas están mucho mejor en otras tareas.
Automatizar es ser consciente de que esos segundos que se pierden casi sin querer en la operativa diaria pueden ser diferenciales al final del año.
No me cansaré de decir que a automatizar se empieza muchísimo antes de elegir o manejar cualquier herramienta. Y que trabajar bien todos esos pasos previos son el trabajo mejor invertido.
De ideas y otras cosas más… te hablo la semana que viene, que va a venir con regalo.
Buena semana, automatista! 🫡
Santy.
PD: iba a volver a hacer promo del evento de este finde… pero resulta que han vendido TODAS las entradas ya. Pinta que va a estar muy bien. Si vas a estar por allí, avísame y nos vemos!
PD2: el módulo de «Resume» es una de las herramientas de gestión de errores que tiene Make y de la que grabé un vídeo especial dentro del Desafío Automatista para contar cómo funcionaban, porque una vez le pillas el truco son tremendamente útiles para subir el nivel de tus automatizaciones.
