Mi pasado me persigue

Hay lecciones que, quiera o no… mi pasado ingenieril me trae a mi presente automatista.

Una de esas tengo que reconocer que me da pereza infinita… pero es de lo más productivo que puedes hacer con tus automatizaciones.

Sobre todo pensando en tu yo del futuro.

Si no sabes por dónde van los tiros… hablo de la importancia de documentar procesos.

Hace un par de días contaba por Twitter la versión más light sobre cómo documentar proceso en Make.

¿Y cuándo quieres documentar algo más “en serio”?

En mi caso sigo una plantilla/guía como esta, que compartí con los alumnos del Desafío Automatista y que incluye 👇

10 PUNTOS A INCLUIR EN LA DOCUMENTACIÓN DE TUS PROCESOS AUTOMATIZABLES

1. NOMBRE del proceso

Este parece obvio, pero la idea es asignar un identificador que te permita reconocer de un vistazo el documento y el proceso al que hacen referencia.

Organízalo por proyectos, departamentos, áreas, herramientas… lo que quieras, pero organízalo.

2. OBJETIVO

Sin rodeos: cuéntame en un párrafo qué es lo que quieres conseguir con este proceso automatizado.

¿No puedes resumirlo? Entonces plantéate si no tiene más sentido dividirlo en procesos más pequeños.

3. SISTEMAS IMPLICADOS

(No sabes la cantidad de veces que he visto pasar esto por alto hasta estar de barro hasta la cintura con la automatización)

Detalla todos los sistemas de la organización a los que afecta este proceso. Hablamos de departamentos, áreas, verticales o llámalo X.

Y también qué herramientas entran a jugar. De momento, es meramente informativo.

Después este punto ayudará para investigar si esas herramientas permiten automatizar procesos.

¿Y si no se puede? Será el momento de decidir si merece la pena cambiar de herramienta o si mantenemos ese proceso manual para poner el foco en otros.

4. ETAPAS

No es posible automatizar procesos que no tengamos sistematizados.

Y este punto es donde explicaremos paso a paso cada fase del proceso.

Puedes (y debes) apoyarte en gráficos, diagramas o mapas mentales que te ayuden a simplificarlo todo. Y también a entenderlo, por aquello de que no sabes realmente sobre algo hasta que no se lo explicas a otros.

Te lo repito: PASO A PASO.

De verdad: PASO A PASO. Recuerda que quieres conseguir que una caja tonta se encargue de hacerlo… no puedes dejar nada al azar.

5. RESPONSABLES

¿Quién es el encargado de ejecutar esta tarea ahora mismo? ¿Participan varias personas en el proceso?

Si trabajas más solo que la una, esto no te aplica. Pero si hay equipo en la ecuación te va a ayudar mucho a detectar posibles fricciones o cuellos de botella humanos.

6. FRECUENCIA (y duración)

Datos. Datos. Datos. O tienes información sobre cuánto tiempo inviertes en un proceso… o no tiene sentido automatizarlo, así de claro.

En este punto puedes identificar cada cuánto se ejecuta el proceso, cuánto dura y bajo qué circunstancias se hace.

Si no lo has hecho en el punto 4, es buen momento también para detectar qué disparadores/acciones son los que inician el proceso.

7. HISTORIAL

Una pregunta clave que le lanzo a los clientes es: ¿Cuánto tiempo lleva haciéndose así el proceso? ¿Es estable en el tiempo?

Ni te imaginas la de procesos que se quieren empezar a automatizar antes de tener “afinada” la maquinaria.

Y esto es vital para ver (in)consistencias.

⭐Hay por ahí una frase (creo que de Bill Gates) que viene a decir que un automatizar un proceso poco eficiente… te traerá una automatización poco eficiente.

Y tú (creo que) no quieres eso.

8. VALIDACIONES

Este punto lo unimos con el 5, porque a veces existen procesos que necesitan pasar por validaciones humanas insalvables.

Tenlo en cuenta, porque igual ese proceso que querías automatizar no tiene sentido automatizarlo si luego cae en la agenda de un ser humano que ignora esas tareas (sí, ha pasado más veces de las que querría reconocer).

9. ERRORES CONOCIDOS

Te recomiendo pensar en el histórico de los últimos meses de ese proceso. ¿Se producen errores? ¿Cómo se detectan? ¿Qué se hace en esos casos?

Como humanos, ante esos pequeños “reveses” que puedan venir, lo sorteamos sobre la marcha.

Pero los procesos automatizados no están preparados para un «Bueno, tú tira y ya veremos…». Tienes que tener claro qué puede pasar y cómo va a reaccionar tu proceso automatizado.

10. SORPRESAS

Unido al anterior: ¿tiene el proceso los típicos «Ah, bueno, sí. Cuando pasa X hacemos Y o Z y ya está».

🤨🤨🤨

Pregunta y prueba hasta el infinito para no llegar a esas sorpresas cuando ya lo has automatizado todo.

Como cuando automaticé un sistema de gestión de almacén y cuando todo estaba montado… alguien recordó que había un fichero de vacaciones que era importante antes de asignar las entregas. Mágico.

Y tú, ¿Qué? ¿Documentas tus procesos o dejarás a tu yo del futuro con la lagrimilla?

Te leo atento.

Santy.

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