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Llevo 3 meses palmando pasta (por bobo)

Hola, automatista!

Hoy te traigo una de esas ideas que encaja a la perfección con uno de los patrones más comunes en las tareas automatizables pero al mismo tiempo más difícil de ver: la fragilidad.

Si llevas tiempo por aquí ya sabes que yo siempre catalogo las tareas con potencial automatizable en 3 valores:

  • Repetitivas → siempre se hacen de la misma forma, como una receta de cocina.
  • Recurrentes → se repiten en el tiempo con cierta frecuencia conocida (cada día, cada mes, cada año…).
  • Frágiles → como humanos que estamos a mil cosas… son esas tareas en las que podemos fallar por un despiste tonto.

Esta última característica final, como te decía, es bastante difícil de ver: principalmente porque es un golpe de ego bastante fuerte asumir que una máquina va a hacer mejor una tarea que nosotros porque somos un poco despistados.

Y mira que son fáciles algunas tareas (esas son las peores en realidad).

Pues hay algo peor: resulta que entre mis servicios a clientes tengo algunos a los que les tengo que hacer mantenimientos periódicos de algunos activos de su web, automatizaciones, etc. Yo funciono por bolsas de horas con muchos de ellos y tenemos agendado un número de horas recurrente que cada mes se va en eso (más allá del resto de tareas que hagamos).

Y algunas de esas tareas yo las tengo delegadas en Irene, mi asistente virtual. ¿Por qué? Porque las hace mejor que yo y tiene más constancia en esos puntos. Ella las completa, me avisa si hay algo que deba revisar yo o si todo está OK y después yo le computo al cliente las horas consumidas.

Todos contentos.

¿Todos… todos? Sí, todo es fantástico… si Santy no fuera bobo y, en algún punto del trimestre anterior hubiera dejado de hacer el último paso 😂😂😂😂.

En fin, que no debo hablarme así, pero me dio bastante rabia cuando me di cuenta el otro día. Así que lo bueno es que decidí ponerle remedio.

Como tenía un Google Sheets donde recogía toda la información del cliente, responsable y horas, fue extremadamente sencillo montar esta automatización:

El escenario de arriba se encarga de:

  1. Cada mes, el día 4, recorre toda la lista de mantenimientos pendientes.
  2. Genera un texto a modo de resumen.
  3. Me envía un e-mail con el recordatorio de las acciones que tenía que hacer Irene con ellos y 2 botones:
    • ¿Todo OK? en ese caso disparo otra automatización que ya te cuento otro día y que se encarga de computar las horas asignadas contra la bolsa de horas del cliente.
    • ¿Algo que revisar? Otro botón que lo que hace es generarme una tarea en mi Todoist de «Revisar mantenimientos».

Ahora sí: todos contentos. Esto ha permitido varias cosas:

  • Quitarme una tarea recurrente mensual que a veces no funcionaba bien y me metía algo de ruido.
  • Solucionar la fragilidad del proceso, dejando en manos humanas las partes complicadas (el mantenimiento) y en manos robóticas las partes mecánicas.
  • No dejarme dinero por el camino 😂😂😂

¿No está mal para una idea que me vino en 5 minutos después de patalear otros 10, no?

Por cierto, sobre el tema de ideas quería lanzarte una pregunta. Porque fue un tema del que hablé bastante en varias conversaciones que surgieron en el evento de este fin de semana.

Dejando de lado las herramientas, ¿crees que la falta de ideas (no saber qué puedes automatizar) es tu principal bloqueo para no empezar a automatizar más en tu negocio?

Te leo atento, automatista 🫡
Santy.

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