La automatización que me salió a pagar

A pagarrrr. Y ya está.

Perdón. Creo que haber presentado la Renta el martes me tiene un poquito sensible esta semana con los conceptos de “a pagar” y “a devolver”.

Por eso quería traerte un tema que me trae de cabeza en muchas sesiones de consultoría sobre automatización con clientes.

Los datos. La medición. El tiempo. ⌛⌚⏰

— ¿Quién se encarga de esta tarea? ¿Cuánto tiempo le lleva? ¿Cada cuánto se repite? ¿Es un proceso lo suficientemente estable?

— Uff… no lo tengo claro. Pero tenemos que automatizarla YA porque es muy importante.

Ya. Ya. Pero ya de ya.

Cuando estamos automatizando un proceso ya existente nos dedicamos a unir puntos “hacia atrás” para conectar todo el flujo y construir un sistema consistente.

Y en ese proceso hay 3 variables que resultan fundamentales:

  • Duración: cuánto tiempo inviertes en la tarea.
  • Repetición: cada cuanto se repite.
  • Estabilidad: desde cuando se hace así (y qué previsión tienes de que se mantenga en el tiempo).

¿Por qué? Porque solo así podemos calcular otros dos puntos importantes:

  • Cuánto tiempo nos va a liberar esta automatización.
  • Cuánto tiempo podemos invertir en automatizar el proceso.

Si le vamos a tener que dedicar un día a automatizar un proceso que nos quita 5 minutos al mes… tardaremos 8 años en que esa automatización salga rentable.

Igual me estoy liando un poco con esto. Te dejo un gráfico que vi hace años, adapté a mi pensamiento automatista y que resumen a las mil maravillas el concepto del que te hablo y que utilizo bastante en mis formaciones:

¿Se entiende mejor así?

Si le das la vuelta incluso mola más: si consigues automatizar una tarea que haces diariamente durante 1h… podrías liberar 28 días completos de trabajo a final de año 🤯🤯🤯🤯

Y todo eso suponiendo que

Lo que no tiene en cuenta:

  • No tiene en cuenta el factor “práctica” y lo mucho que me gusta perder el tiempo en automatizaciones que no llevan a ningún sitio “útil” hasta mucho tiempo después.
  • A veces calculamos las tareas por el tiempo que nos lleva… y no metemos en la ecuación los tiempos previos de concentración para hacerla ni el tiempo de saltar y cambiar a la siguiente.
  • Si lo estamos calculando para saber cuánto tiempo podemos dedicar a automatizar la tarea tendríamos que ampliar el tiempo (en el gráfico está contemplado 1 año)

Pero igualmente me resulta muy aclaratorio para hacer cálculos y poner en perspectiva el beneficio de la automatización.

¿Te habías planteado esta ecuación alguna vez al pensar en automatizar un proceso?

Ah, por si se te está pasando por la cabeza: ¿Se puede automatizar “hacia delante”? La respuesta corta sería que sí, pero desde mi experiencia es algo muchíiiisimo más complejo (y más susceptible de fallar). Pero eso daría para varias newsletter más.

De momento, lo dejamos por aquí y espero que, si no lo tenías ya, haya aparecido un diablillo en tu hombro 😈😈 invitándote insistentemente a medir y calcular tu valioso tiempo.

Hasta el jueves que viene, automatista!👋🏻

Santy.

PD: lo de la automatización que sale a pagar, es 100% real no fa.ke. El otro día me dejé una automatización con el disparador mal programado y me gastó chopocientas operaciones en Make hasta que me di cuenta del fallo y cerré el grifo.

PD2: tengo una calculadora en Google Sheets en la que puedes meter las variables del tiempo y hacerte el gráfico 100% adaptado a tu medida. Si te interesa, escríbeme «Calculadora» por Twitter o LinkedIn y te paso cómo conseguirla.

¿Tu primera vez por aquí?

Cada jueves envío un e-mail con un consejo accionable para mejorar tu relación con el tiempo y que puedas dedicárselo a lo que realmente importa.

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