El martes tuve una sesión de consultoría muy molona con Bárbara, una posible (y muy probable) nueva clienta que quiere dar un paso adelante con la automatización de su negocio.
A Bárbara la conozco desde hace tiempo y me contactó hace unos días diciéndome algo así como:
— Te leo mucho, me están asaltando muchas ideas automatistas por la cabeza… y quiero empezar a aterrizarlo.
Así que agendamos una consultoría con el objetivo, básicamente, de responder 2 preguntas clave:
¿Cómo sé lo que puedo automatizar? ¿Hacia dónde tengo que mirar?
Y, durante una hora, cogimos la brújula para ver en qué dirección teníamos que mirar y así encontrar ese horizonte automatista:
- Podíamos mirar hacia delante.
- Echar la vista atrás.
- O revisar lo que quedaba a los lados.
No te voy a contar el detalle de lo que encontramos, obviamente. Pero sí un PCI de cada uno.
✅ Pros / ❌Contras / 💡Idea
Parece que a Bárbara le sirvió la sesión, espero que a ti también esta newsletter:
Automatizar «hacia delante»
Es decir: empezar a automatizar procesos que aún no estamos haciendo (normalmente, por falta de tiempo) pero que querríamos hacer para nuestro negocio.
Generalmente, es la primera en la que pensamos cuando llegamos a este punto (otro día te digo el porqué).
✅ Pros
- Es una manera más rápida de escalar y crecer.
- Te permite implementar nuevas soluciones que tienes cogiendo polvo en el cajón de ideas.
- Puedes seguir haciendo lo que haces.
❌Contras
- Estás construyendo algo nuevo, así que el proceso de creación y validación será más largo.
- Sabes qué quieres pero no realmente cómo se hace (aún no lo has hecho nunca).
- Es más difícil saber cuánto tiempo te ahorrará.
💡Idea
No te cuento la de Bárbara. Te cuento una mía que tengo en el roadmap:
- Quiero automatizar gran parte del proceso posterior a las sesiones de consultoría. Ahora mismo, aprovechando que estreno web en breve, estoy diseñando un proceso que incluya mis deberes y acciones automatizadas:
- Un formulario para recabar las conclusiones al terminar la sesión.
- Recordatorios por e-mail.
- Volcar la información de grabación, transcripción y resumen.
- Seguimientos.
- Etc…
Automatizar «hacia atrás»
Sin duda, mi favorita para empezar a automatizar si no sabes qué/cómo. Pararte a pensar qué haces en tu día a día.
Y debes hacerlo con el suficiente detalle para separar qué pasos puedes automatizar de aquellos que necesitan sí o sí tu presencia.
Aquí jugamos a buscar esas tareas que toca hacer y son importantes… pero que no deberías estar haciendo tú (ni nadie con que valore sus neuronas).
✅ Pros
- Sabes perfectamente cómo son los procesos(o deberías): dónde hay puntos de fuga, qué herramientas usas…
- Es mucho más fácil medir el impacto: si sabes duración y frecuencia de la tarea actual… puedes calcular cuánto tiempo vas a recuperar.
❌Contras
- Juegas contra tu cerebro y tus sesgos aquí. Cuesta al principio, pero el beneficio puede ser brutal.
- En ocasiones vas a tener que hacer cambios sobre tus procesos e incluso tus herramientas.
💡Idea
Siguiendo la idea de las consultorías, también estoy mejorando el proceso que ya hacía: es decir, todo lo que pasa antes de la sesión. Y voy a aplicar varios pasos automatizados que, aunque tampoco me quitan mucho tiempo, es absurdo que yo me encargue de ellos:
- Automatizar el envío de recordatorios propios.
- Unificar dónde se almacenan las sesiones y cómo se etiquetan en mi gestor de tareas.
- Automatizar email de onboarding al cliente, con cuestiones previas que debe preparar para sacarle más partido a la sesión. (este a veces se me ha olvidado enviarlo. Y a la automatización eso no le pasa).
- Y alguna cosita más…
Automatizar «hacia los lados»
Mi otra gran favorita. Aquí no jugamos a ganar tiempo, sino a exprimirlo o multiplicarlo haciendo lo mismo.
Es decir: buscamos tareas que, sin cambiar el tiempo que nos lleva hacerlo sí que nos traigan beneficios laterales. Con el ejemplo lo vas a entender mejor
✅ Pros
- Tiene las ventajas juntas de las dos categorías anteriores: escalas más rápido, te permite probar cosas nuevas y también mantener tus tareas actuales.
❌Contras
- Implica cambios en procesos y sistemas siempre.
- También estamos construyendo, así que implica los mismos problemas que automatizar «hacia delante».
💡Idea
Aquí sí te cuento una idea que comenté con Bárbara.
Bárbara tiene un grupo de Telegram donde comparte «ideas excepcionales para despachos rentables», según reza la intro del grupo.
Son despachos de abogados, que es el nicho en el que ella se mueve, y regularmente envía al grupo reflexiones en formato de audio con alguna idea o comentario interesante.
El proceso es el que te estás imaginando. Y el que cualquiera haríamos:
- Abrir Telegram
- Entrar al grupo
- Darle a grabar
- Enviar el audio
- FIN
¿Y si le damos la vuelta al proceso? En lugar de abrir Telegram, abrimos otra herramienta para capturar el audio y que, automáticamente desencadene un proceso en paralelo con distintas acciones.
Por ejemplo, volcarlo a un listado o base de datos antes de enviarlo al grupo de Telegram.
El tiempo que te va a llevar es exactamente el mismo. Peeeeeero a cambio:
- Tenemos un hub de contenidos donde tienes todos los audios agrupados para localizarlos más fácilmente.
- Así, hay forma de crear un calendario de publicaciones y «disociar» la publicación de los momentos de inspiración.
- Podemos automatizar la transcripción a texto.
- E incluso meter a la IA a jugar y que haga resúmenes de las ideas principales.
Trabajamos lo mismo. Ganamos un abanico de opciones espectacular, que nos va a ayudar a aprovechar el contenido (y multiplicar el tiempo).
Voy acabando, que ya sabes que no me da la vida.
En esta newsletter he dicho 12 veces la palabra tiempo. Y eso que cada vez pienso que el tiempo estás sobrevalorando tu tiempo…
Pero bueno, eso es cosa de otro correo (que llegará pronto).
Y tú… ¿hacia dónde sueles mirar cuando piensas en automatizar?
(Y no me digas que hacia la pared para darte de cabezazos, pafavar).
Hasta la siguiente, automatista! 👋🏻
Santy.
PD: si quieres solucionar lo de los cabezazos, tengo las consultorías abiertas. Que son menos dolorosas y dice Bárbara que más productivas también. 😂😂
PD2: sí, te he dejado ideas de automatizar y no he mencionado ni una herramienta (salvo Telegram). Porque se me ocurren 10 herramientas y 40 variantes para cada una que serían, en esencia, exactamente iguales.
PD3: la herramienta para capturar el audio sí que la tengo clara. Porque además se encarga de la transcripción y la parte de la IA y me encanta cómo funciona.
